Kennis helder overdragen
Wanneer iemand een project verlaat, helpt RECIN bij een gestructureerde overdracht. Belangrijke informatie en open punten blijven beschikbaar voor de volgende persoon.
Een gesprek, geen formulier
Een overdrachtssjabloon invullen levert veel werk en weinig kennis op. De agent vraagt in plaats daarvan door: waarvoor was u verantwoordelijk? Wie belt er als iets vastloopt? Welke beslissing zou u vandaag anders nemen? Hij werkt hoofdstuk voor hoofdstuk en vraagt door waar een antwoord te dun blijft – zoals een opvolger zou doen die nog alles mag vragen.
De voortgang zit in het systeem, niet in het model
Fase en hoofdstukstand worden in RECIN bijgehouden, niet in het geheugen van het taalmodel. Een gesprek kan worden afgebroken en twee dagen later op dezelfde plek worden hervat. Voor een overdracht die zich over weken uitstrekt en tussen het dagelijks werk door gebeurt, is dat het verschil tussen een werktuig en een experiment.
Niets wordt vastgelegd voordat het is vrijgegeven
Het concept is van de persoon die vertrekt. Pas op een uitdrukkelijke vrijgave wordt een hoofdstuk overgenomen – en precies in de bewoording die is vrijgegeven, niet in een herschreven versie. Wat in het gesprek opkwam maar niet moet blijven, blijft buiten. Dat is geen gemak, maar de voorwaarde om openhartig te kunnen spreken.
Wat er uiteindelijk staat
Hoofdstukken worden entiteiten
Elk vrijgegeven hoofdstuk wordt een eigen vermelding in het kennisnetwerk – geen Word-document in een map die niemand meer opent. Het is vindbaar, koppelbaar en citeerbaar in de chat.
Het haakt aan op wat er al is
Uit de vrijgegeven tekst ontstaan dezelfde koppelingsvoorstellen als uit elk ander document. De overdracht blijft geen bijlage in de marge, maar groeit samen met de overige kennis.
De opvolger vraagt in plaats van te zoeken
Wie de taak overneemt, stelt de vraag in de chat en krijgt het antwoord met bron – uit de overdracht en uit alles wat er verder in het netwerk hangt. Geen inwerkmap die van voor naar achter moet worden doorgelezen.
Hierna
De Handover Agent wordt geboekt voor de persoon en de periode van de overdracht, niet permanent voor het hele huis. Het bijbehorende plaatsbeheer – toewijzing en tijdsbegrenzing door de beheerder – wordt gebouwd.